Die nächste Generation großer Sprachmodelle verspricht Fähigkeiten, die für die öffentliche Verwaltung revolutionär sein könnten. Schätzungen zufolge ließen sich bis zu 50 Prozent der Routineaufgaben in Behörden durch KI-gestützte Systeme automatisieren – von der Antragsbearbeitung über Bescheiderstellung bis zur Bürgerkommunikation. Doch zwischen dem technisch Möglichen und dem organisatorisch Machbaren klafft eine Lücke, die sich nicht allein durch bessere Modelle schließen lässt.
Der demografische Druck als Treiber
Bis 2030 werden rund 27 Prozent der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen. Dieses Wissen – oft undokumentiert und in den Köpfen erfahrener Sachbearbeiter gespeichert – droht verloren zu gehen. KI-Systeme könnten theoretisch als Wissensspeicher und Entscheidungsunterstützung dienen. Praktisch scheitert dies jedoch häufig daran, dass die zugrundeliegenden Prozesse selbst nicht digitalisiert sind. Eine KI kann nur automatisieren, was in strukturierter Form vorliegt – und genau daran mangelt es in vielen Verwaltungen.
Legacy-IT als Innovationsbremse
Die IT-Landschaft vieler Behörden gleicht einem Flickenteppich aus Fachverfahren, die über Jahrzehnte gewachsen sind. Mainframe-Systeme aus den 1990er-Jahren kommunizieren über proprietäre Schnittstellen mit Webanwendungen aus den 2010ern. In diese heterogene Umgebung ein modernes LLM zu integrieren, erfordert nicht nur technisches Können, sondern vor allem eine Modernisierung der Basisinfrastruktur. Ohne saubere APIs, standardisierte Datenformate und eine tragfähige Cloud-Strategie bleibt der KI-Einsatz auf isolierte Leuchtturmprojekte beschränkt.
Der Weg nach vorn
Die Verwaltung muss die Einführung von KI als Anlass begreifen, überfällige Strukturreformen anzugehen. Das bedeutet: Prozesse vor der Automatisierung standardisieren, Datenqualität sicherstellen und Beschäftigte für die Zusammenarbeit mit KI-Systemen qualifizieren. Wer glaubt, ein leistungsfähiges Sprachmodell allein löse die Probleme der Verwaltungsdigitalisierung, verwechselt das Werkzeug mit der Werkstatt. Die Technik ist bereit – die Organisation muss nachziehen.